بسمهتعالی
با سلام و احترام
با توجه به اینکه در حال حاضر ثبت و پیگیری مکاتبات در دانشگاههای کشور به صورت یکپارچه انجام نمیشود و این موضوع ممکن است موجب عدم ثبت برخی درخواستها، تأخیر در رسیدگی، اعمال سلیقه یا بیاطلاعی متقاضی از وضعیت نامه شود، پیشنهاد میشود وزارت علوم، تحقیقات و فناوری با همکاری سازمان امور دانشجویان، سامانهای جامع و یکپارچه تحت عنوان «دبیرخانه الکترونیکی سراسری آموزش عالی» ایجاد نماید.
ویژگیهای این سامانه میتواند شامل موارد زیر باشد:
امکان ثبت درخواست، شکایت، پیشنهاد و مکاتبات توسط دانشجویان، اعضای هیئت علمی، کارکنان و حتی متقاضیان خارج از دانشگاه.
ثبت خودکار شماره و تاریخ دبیرخانه برای تمامی درخواستها به گونهای که حذف یا عدم ثبت آن توسط دانشگاه مربوطه امکانپذیر نباشد.
ارجاع الکترونیکی درخواست به واحد یا مقام مسئول و ثبت تمامی مراحل گردش کار و رؤیت آن توسط متقاضی.
امکان مشاهده برخط وضعیت رسیدگی، واحد مسئول، اقدامات انجام شده و پاسخ نهایی توسط متقاضی.
ایجاد سابقه الکترونیکی غیرقابل تغییر توسط ادارات از تمامی مکاتبات به منظور افزایش شفافیت، پاسخگویی و نظارت.
ایجاد دسترسی برای ثبت درخواست توسط اشخاص حقیقی و حقوقی خارج از دانشگاه، بدون نیاز به داشتن حساب کاربری دانشگاهی.
قابلیت تهیه گزارشهای نظارتی و آماری برای وزارت علوم به منظور ارزیابی عملکرد دانشگاهها در رسیدگی به درخواستها.
اجرای چنین سامانهای موجب افزایش شفافیت، جلوگیری از مفقود شدن یا ثبت نشدن مکاتبات، کاهش مراجعات حضوری، ارتقای حقوق شهروندی، تسریع در رسیدگی به درخواستها و افزایش اعتماد عمومی به نظام اداری آموزش عالی خواهد شد.
خواهشمند است دستور فرمایید این پیشنهاد در مراجع ذیصلاح مورد بررسی قرار گرفته و در صورت صلاحدید، مقدمات طراحی و اجرای سامانه مذکور در کلیه دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی کشور فراهم شود.
با احترام
بحث و گفتگو